DOCUMENTOS DE
UNA OFICINA.
Al crecer una
oficina, es necesario organizar los documentos que son parte del acervo de la
misma, es por ello que una de las formas mas sencillas de hacerlo es a través
de lo que se conoce como Intranet, donde una Computadora funciona como Servidor
de Archivos y en ella se guardan los Documentos pertinentes.
Gracias a la tecnología, ahora es posible guardar
una gran variedad de documentos en diferentes formatos, si desea conocer algo
más acerca de ellos, solo tiene que presionar el enlace correspondiente.
El Servidor de Archivos, también requiere de un
tratamiento especial, sugerimos que conozca las recomendaciones al respecto
Los Ejemplos que se muestran a continuación son
para que se familiarice con este sistema y si desea instalarlo en su Oficina
Dentro de
su Computadora, los Documentos se guardan de acuerdo al programa con el cual
fueron creados y es posible llamarlos desde este sistema sin importar cual fue
el programa siempre y cuando en su propia computadora tenga el mismo programa ó
su equivalente y una vez que los haya revisado, presionando el botón de página
anterior, regresará a la página que lo invocó ó si su navegador está
configurado sin enlace de Archivos, los abrirá en la ventana del programa
original.
Ahora veamos los tipos más comunes de Documentos
que se pueden convocar:
Archivos de Texto
Sin Formato: Son simples Notas en caracteres
interpretados por las computadoras y en ambiente Windows, el programa Original
es el Block de Notas
Con Formato: Documentos creados con un procesador
de Palabras por ejemplo Word de Microsoft
Dibujos: Existen una gran variedad de Programas
para ello, es esta parte deberá tener cuidado ya que algunos formatos pueden no
ser compatibles con programas genéricos, los más comunes son los Mapas de Bits
(Bitmap ó bmp), Intercambio Gráfico conocidos como gifs, jpg, etc, Diseño de
imágenes como Corel ó Microsoft Image Composer, Edición de Fotos (Formato
Kodak)
Dibujos Animados: Estos son utilizados para dar
animaciones que repiten en ciclos y aunque pueden verse con programas
compatibles, se deben de abrir con la aplicación específica ya que de otro modo
solo se aprecia el primer cuadro de la secuencia, de estos hay Gifs animados,
Animaciones, flash, etc.
Documentos Digitalizados: Son documentos que no
pueden ser cambiados y que solo pueden verse a través de un visor, el más
conocido es el de Acrobat, donde los documentos se pueden visualizar a través
del Acrobat reader, pero para crearlos y modificarlos, es necesario otro
programa que es especializado en la creación de este tipo de documentos
Sonido y Musica: También los hay de una gran
variedad, de los más conocidos son los de Onda (wav), los cuales son una
reproducción analógica de sonidos como cualquier grabadora, generalmente son
muy pequeños y breves, ya que guardarlos analógicamente requiere de gran
espacio, es por ello que actualmente se utiliza un formato que digitaliza y se
conoce como mp3, para escucharlos, el explorador de Microsoft incluye el Media
Player ó se pueden obtener en la Red otros muchos programas
Videos y Composiciones: Son Archivos generalmente
largos y en ellos se pueden apreciar videos cortos con sonido, solo teniendo
una computadora de gran capacidad se pueden aumentar los cuadros por segundo
para poder apreciar los movimientos en Tiempo Real, las extensiones son avi y
mpg, aunque existen varios formatos más como el Quick Time de Apple, de
cualquier modo el Media Player de Microsoft los puede reproducir
