DOCUMENTOS DE UNA OFICINA.

Al crecer una oficina, es necesario organizar los documentos que son parte del acervo de la misma, es por ello que una de las formas mas sencillas de hacerlo es a través de lo que se conoce como Intranet, donde una Computadora funciona como Servidor de Archivos y en ella se guardan los Documentos pertinentes.

Gracias a la tecnología, ahora es posible guardar una gran variedad de documentos en diferentes formatos, si desea conocer algo más acerca de ellos, solo tiene que presionar el enlace correspondiente.

El Servidor de Archivos, también requiere de un tratamiento especial, sugerimos que conozca las recomendaciones al respecto

Los Ejemplos que se muestran a continuación son para que se familiarice con este sistema y si desea instalarlo en su Oficina

  Dentro de su Computadora, los Documentos se guardan de acuerdo al programa con el cual fueron creados y es posible llamarlos desde este sistema sin importar cual fue el programa siempre y cuando en su propia computadora tenga el mismo programa ó su equivalente y una vez que los haya revisado, presionando el botón de página anterior, regresará a la página que lo invocó ó si su navegador está configurado sin enlace de Archivos, los abrirá en la ventana del programa original.

Ahora veamos los tipos más comunes de Documentos que se pueden convocar:

Archivos de Texto

Sin Formato: Son simples Notas en caracteres interpretados por las computadoras y en ambiente Windows, el programa Original es el Block de Notas

Con Formato: Documentos creados con un procesador de Palabras por ejemplo Word de Microsoft

Dibujos: Existen una gran variedad de Programas para ello, es esta parte deberá tener cuidado ya que algunos formatos pueden no ser compatibles con programas genéricos, los más comunes son los Mapas de Bits (Bitmap ó bmp), Intercambio Gráfico conocidos como gifs, jpg, etc, Diseño de imágenes como Corel ó Microsoft Image Composer, Edición de Fotos (Formato Kodak)

Dibujos Animados: Estos son utilizados para dar animaciones que repiten en ciclos y aunque pueden verse con programas compatibles, se deben de abrir con la aplicación específica ya que de otro modo solo se aprecia el primer cuadro de la secuencia, de estos hay Gifs animados, Animaciones, flash, etc.

Documentos Digitalizados: Son documentos que no pueden ser cambiados y que solo pueden verse a través de un visor, el más conocido es el de Acrobat, donde los documentos se pueden visualizar a través del Acrobat reader, pero para crearlos y modificarlos, es necesario otro programa que es especializado en la creación de este tipo de documentos

Sonido y Musica: También los hay de una gran variedad, de los más conocidos son los de Onda (wav), los cuales son una reproducción analógica de sonidos como cualquier grabadora, generalmente son muy pequeños y breves, ya que guardarlos analógicamente requiere de gran espacio, es por ello que actualmente se utiliza un formato que digitaliza y se conoce como mp3, para escucharlos, el explorador de Microsoft incluye el Media Player ó se pueden obtener en la Red otros muchos programas

Videos y Composiciones: Son Archivos generalmente largos y en ellos se pueden apreciar videos cortos con sonido, solo teniendo una computadora de gran capacidad se pueden aumentar los cuadros por segundo para poder apreciar los movimientos en Tiempo Real, las extensiones son avi y mpg, aunque existen varios formatos más como el Quick Time de Apple, de cualquier modo el Media Player de Microsoft los puede reproducir